การจัดงานอีเว้นท์เป็นกิจกรรมที่มีรูปแบบของงานหลากหลาย แตกต่างกันออกไปตามวัตถุประสงค์ของงาน ทำให้การจัดงานอีเว้นท์ต้องมีขั้นตอนในการเตรียมตัว วางแผนจัดงานให้ดี รวมถึงการจัดเตรียมอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์ให้พร้อม เพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์แบบ ในวันนี้ Glitz Event Rental ขอแนะนำเคล็ดลับในการเตรียมตัวจัดงานอีเว้นท์ พร้อมเหตุผลว่าทำไมต้องเช่าอุปกรณ์อีเว้นท์คุณภาพดี จาก Glitz Event Rental ที่จะเปลี่ยนทุกงานอีเว้นท์ธรรมดา ให้มีความพิเศษกว่างานไหน ๆ
เริ่มต้นวางแผนการจัดงานอีเว้นท์ ต้องรู้อะไรบ้าง
- กำหนดรูปแบบของงานอีเว้นท์ที่จะจัดก่อน
เพื่อให้ทีมงานสามารถเข้าใจได้ตรงกันว่านี่เป็นงานอะไร และจะมีรูปแบบ กิจกรรมในงานแบบไหนบ้าง ซึ่งสิ่งเหล่านี้ จะช่วยให้เราสามารถตั้งเป้าหมายได้ ว่าจะมีผลลัพธ์อะไรบ้าง ที่ผู้จัดงานต้องการจากงานนี้ ซึ่งรวมไปถึง จะง่ายต่อการจัดเตรียมอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์มากขึ้นด้วย
- ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่จัดงาน
ซึ่งสถานที่จัดงานเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญต่อภาพรวมของการจัดงานอีเว้นท์เป็นอย่างมาก เช่น ถ้าหากเราต้องการจัดงานประชุม หรืองานสัมมนา สถานที่จัดงานก็จำเป็นที่จะต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมกับงาน เช่น มีเวที เป็นต้น และยังรวมไปถึงเรื่องของความเป็นสถานที่กลางแจ้ง หรือสถานที่ปิดด้วย ถ้าหากเป็นสถานที่กลางแจ้ง เราอาจต้องคำนึงถึงการวางเต็นท์ เพื่อป้องกันแสงแดด หรือกันฝน และสภาพอากาศว่ามีความร้อนมากแค่ไหน จำเป็นต้องใช้พัดลมหรือไม่ เป็นต้น
- กำหนดผังงานอีเว้นท์
โดยการมีผังงาน เป็นสิ่งที่เหมาะมาก ๆ กับงานอีเว้นท์ทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก เพราะรูปแบบผังงานจะสามารถกำหนดรายละเอียดของสถานที่ได้ดี เช่น มีทางเข้าออกในบริเวณไหน และจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์ไหนบ้าง ในแต่ละพื้นที่ของงาน เป็นต้น ซึ่งการกำหนดผังงานอีเว้นท์ จะช่วยให้การแผนจัดงานอีเว้นท์เป็นระเบียบมากขึ้น และยังเป็นการอำนวยความสะดวกต่อผู้เข้าร่วมงาน ที่จะสามารถทราบได้ว่า จุดที่ต้องการไป อยู่ในบริเวณไหนของงาน อีกด้วย
- กำหนดงบประมาณในการจัดงาน
เป็นอีกหนึ่งเรื่องสำคัญของการจัดงานเลย เพราะเราจำเป็นต้องจัดสรรงบประมาณในการดำเนินงานอย่างเหมาะสม เพื่อให้เราสามารถวางแผนได้ว่า เราควรใช้งบในส่วนไหน และเท่าไหร่
- การโปรโมท ประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์
ซึ่งแน่นอนว่า ถ้าหากเราต้องการให้มีคนมาร่วมงาน ก็จำเป็นที่จะต้องโปรโมท หรือประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานให้เป็นที่รู้จัก เราจำเป็นต้องมีการวางแผน การทำการตลาด เพื่อให้มีผู้สนใจเข้าร่วมงานมากขึ้น โดยเราจำเป็นต้องมีการศึกษาเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมาย เพื่อเลือกว่า ควรจะประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์นี้ไปในทิศทางไหน ถึงจะได้ผลดีที่สุด
- เก็บข้อมูลฟีดแบ็ก เพื่อการจัดงานอีเว้นท์ครั้งต่อไป
โดยในวันสุดท้าย ควรให้ผู้ที่เข้าร่วมงาน ได้ร่วมทำประเมินงานเกี่ยวกับภาพรวมของงานอีเว้นท์ เพื่อให้ทราบในสิ่งที่ชอบ และสิ่งที่ควรปรับปรุงในงาน เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปปรับใช้ในการจัดงานอีเว้นท์ในครั้งต่อไป
- ศึกษาเกี่ยวกับลักษณะของงานอีเว้นท์ที่จะจัด และสถานที่จัดงานอย่างละเอียด
เนื่องจากงานอีเว้นท์แต่ละงาน ก็จะมีความแตกต่างกันออกไป โดยเฉพาะในเรื่องของการเลือกใช้อุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์ที่ไม่เหมือนกันในแต่ละงาน ถ้าหากเรารู้ลักษณะของงานอีเว้นท์ก่อน ว่าจะเป็นงานแบบไหน จัดเมื่อไร ที่ไหน ช่วงเวลาใด จะช่วยให้เราสามารถวางแผนการจัดเตรียมอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์ ให้เอื้อกับสภาพแวดล้อมในงานได้ดีที่สุด เช่น เป็นงานเทศกาล เป็นงานฉลองช่วงค่ำคืนในสถานที่ปิด อุปกรณ์การจัดงานก็อาจจะเน้นไปที่ความบันเทิง ความสะดวกสบายเรื่องโต๊ะ ที่นั่ง เวที แสงสีเสียง หรือถ้าหากเป็นงานกิจกรรมกลางแจ้ง ในฤดูฝนตกชุก ก็อาจจะต้องมีการจัดเตรียมอุปกรณ์เช่น เต็นท์กลางแจ้ง พัดลม สถานที่พัก ซุ้มอาหาร เป็นต้น
- จัดเตรียมอุปกรณ์ ตามผังงานอีเว้นท์ที่กำหนดไว้
ถ้าหากในงานอีเว้นท์นั้น มีการวางผังของงานเอาไว้แล้ว ว่าในบริเวณไหนจะมีกิจกรรมอะไรบ้าง จะช่วยให้เราวางแผนในการเลือกอุปกรณ์ที่เราต้องการเช่าได้ง่ายมากขึ้น เช่น โซนนี้เป็นโซนอาหาร โซนนี้เป็นโซนเวทีกลาง เราก็จะสามารถทราบคร่าว ๆ ได้ว่า ในโซนนั้น ๆ จำเป็นต้องมีอุปกรณ์อะไรบ้าง เพื่อวางแผนในการเช่าอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์อย่างคุ้มค่าที่สุด
- อย่าลืมรวบรวมข้อมูลของกลุ่มเป้าหมาย ที่จะเข้าร่วมงาน
ข้อมูลคร่าว ๆ เกี่ยวกับผู้เข้าร่วมงาน ไม่ว่าจะเป็นเพศ อายุ วัตถุประสงค์ที่เข้าร่วมงาน หรือข้อมูลอื่น ๆ สามารถช่วยให้เราสามารถวางแผนจัดเตรียมอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์อย่างเหมาะสมได้ง่ายขึ้น เช่น ถ้าหากผู้เข้าร่วมเป็นเด็ก ๆ ที่จะมาเข้าร่วมงานกิจกรรมวันเด็ก เราก็จะสามารถเลือกเช่าอุปกรณ์ในงานที่มีความจำเป็นต่อเด็ก ๆ โดยเฉพาะ เพื่อสร้างความประทับใจแก่ผู้เข้าร่วมงานได้
- ปรึกษาผู้ให้บริการเช่าอุปกรณ์อีเว้นท์
ถ้าหากคุณรู้สึกว่า การวางแผนจัดเตรียมอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์เป็นเรื่องที่ยาก เพราะอาจจะไม่มีประสบการณ์ในการจัดงานมาก่อน หรือด้วยสาเหตุอื่น ๆ และกังวลว่าถ้าหากเราวางแผนได้ไม่ดี ผลลัพธ์ก็อาจไม่เป็นไปตามที่เราคาดหวัง การเลือกปรึกษากับผู้ให้บริการเช่าอุปกรณ์อีเว้นท์ ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดี เพราะเราจะได้รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ที่มีประสบการณ์ด้านการเตรียมอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์โดยตรง และยังช่วยให้เราสามารถวางแผนการจัดงานได้ง่าย และตรงกับความต้องการในการจัดงานมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ผู้ให้บริการยังสามารถแนะนำการเลือกอุปกรณ์จัดงานเสริมอื่น ๆ เพิ่มเติม เพื่อสร้างความพิเศษ และความโดดเด่นในงานได้ดีมากยิ่งขึ้นด้วย
Glitz Event Rental ผู้นำด้านการให้บริการเกี่ยวกับอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์ Luxury แบบครบวงจร ที่ให้บริการมายาวนานกว่า 20 ปี ได้รับความไว้วางใจจากเหล่าเซเลบริตี้ชื่อดังมากมายทั่วโลก พร้อมเติมเต็มทุกความต้องการ และดูแลทุกการจัดงานอีเว้นท์ของคุณให้พิเศษยิ่งกว่างานไหนให้บริการตั้งแต่การปรึกษาเพื่อเตรียมตัวจัดงานอีเว้นท์ พร้อมพนักงานผ่านการฝึกอบรมเป็นอย่างดี ช่วยดูแลความเรียบร้อยภายในงาน ไปจนถึงการอำนวยความสะดวกในการจัดตกแต่งสถานที่ในงานด้วยเฟอร์นิเจอร์ และอุปกรณ์จัดงานอีเว้นท์คุณภาพสูงแบบครบครันกว่า 500 รายการ ในดีไซน์คุณภาพระดับโลก ที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ ใส่ใจในทุกรายละเอียด พร้อมเนรมิตงานเลี้ยงสุดหรูหรา ที่มีความโดดเด่น ไม่เคยเห็นที่ไหนมาก่อน พร้อมบริการเซ็ตอัพให้ถึงที่ และบริการจัดส่งทั่วประเทศ
